Fallstudie:
Interim Management Digitalisierung
Digitale Steuerkanzlei, effektivere Mandantenbetreuung
Überblick
Auftraggeber
Steuerkanzlei mit Mandanten aus dem Mittelstand sowie Gewerbe- und Handwerksbetrieben
Situation
Hohe manuelle Aufwände in der Zusammenarbeit mit Mandaten
Auftrag
Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse in der Kanzlei, vor allem an den Schnittstellen zu den Mandanten
Maßnahmen
Software DATEV Unternehmen Online in der Kanzlei und bei Mandanten eingeführt; manuelle Abläufe schrittweise neu definiert und digitalisiert; Beratung der Mandanten
Resultat
30% weniger manuelle und administrative Tätigkeiten in der Kanzlei; 25-60% geringere Aufwände bei den Mandanten
1. Ausgangslage
Auftraggeber
- Steuerkanzlei mit Steuerberatern, Buchhaltern, Lohnbuchhaltern und Steuerfachangestellten
- Dienstleistungen für Gewerbekunden rund um Steuer und Buchhaltung
- Kunden: Handwerker, Gewerbebetriebe, Mittelständler
Situation
Die Steuerkanzlei war auf ihrem Gebiet professionell aufgestellt. Technisches Know-how war kaum vorhanden. Sie setzte DATEV Software innerhalb der Kanzlei ein. Die meisten Prozesse waren nicht durchgängig digitalisiert. Belege und Akten wurden mit den Mandanten auf Papierbasis ausgetauscht, die Abläufe erforderten viel manuelle Arbeit und verursachten hohe Aufwände und Kosten.
Herausforderungen
Stark diversifizierte Situation bei Mandanten: Von digitalaffinen Kunden mit eigenen Software-Lösungen bis hin zu Handwerkern, die primär mit Papier und Faxgerät arbeiten. Verschiedenste Lösungen bei Mandanten im Einsatz – Warenwirtschaft, ERP, CRM, Einkauf, SCM –, die berücksichtigt werden müssen.
Auftrag
Die Prozesse innerhalb der Kanzlei und zwischen Kanzlei und Mandanten sollten weitgehend digitalisiert werden (mit DATEV Unternehmen online), um die manuellen Aufwände zu senken und die Qualität der Mandantenbetreuung zu erhöhen.
2. Lösungsansätze
Maßnahmen
- DATEV Unternehmen Online in Eigenregie eingeführt. Gewonnene Erkenntnisse genutzt für Prozessdefinition in der Kanzlei, bei den Mandanten, sowie an den Schnittstellen
- Erstellung und Dokumentation der erforderlichen Prozesse und Anweisungen für die unterschiedlichen Anwendungsfälle
- Schrittweise Optimierung und Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Kanzlei, beginnend mit Belegwesen, Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft und Lohn und Gehalt
- Einführung von DATEV Unternehmen Online bei Pilotkunden, schrittweise auf alle Kunden ausgerollt
- Mandanten hinsichtlich deren Prozesse beraten und diese teilweise digitalisiert
- Best Practice Prozesse für unterschiedliche Zielgruppen definiert, als Vorlage für zukünftige Mandanten
3. Resultate
- Einsparungen innerhalb der Kanzlei durch Verringerung manueller/administrativer Tätigkeiten um mehr als 30%
- Erhöhung der Effizienz bei Kunden durch besseres Management und geringere Aufwände bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen (zwischen 25%-60%)
- Höhere Transparenz und Kontrolle bei den Mandaten hinsichtlich Zahlungseingang und -ausgang
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